7-2 พจานุกรมข้อมูล

1.        พจนานุกรมข้อมูล (Data Dictionary:DD) เป็นการทำาเอกสารอ้างอิง ช่วยอธิบายส่วนประกอบ ของข้อมูลในระบบที่กำาลังศึกษาอยู่ ซึ่งผังภาพการ ไหลข้อมูลมิได้อธิบายไว้ เช่น ใบกำากับ ประกอบ ด้วยข้อมูลต่าง ๆ ได้แก่ เลขที่ใบสั่งซื้อ ชื่อบริษัท ชื่อสินค้า จำานวนสินค้า และยอดเงิน เป็นต้น
2. 2. 2 พจนานุกรมข้อมูล  สาเหตุที่ต้องมีพจนานุกรมข้อมูลมีดังนี้  เพื่อจัดเก็บรายละเอียดในระบบ  การพัฒนาระบบไม่ว่าระบบใหญ่หรือเล็กมีปริมาณ การไหลของข้อมูลเป็นจำานวนมาก การจดจำาอย่าง เดียวไม่เพียงพจึงบันทึกข้อมูลต่าง ๆ ใน พจนานุกรมข้อมูล  เพื่อแสดงความหมายพื้นฐานของส่วนประกอบใน ระบบ  พจนานุกรมข้อมูลบ่งบอกความหมายพื้นฐานของ ข้อมูลย่อย (Data Element) และกิจกรรม เช่น คำาว่าใบกำากับ หมายถึงจำานวนเงินเพียงอย่างเดียว
3. 3. 3 พจนานุกรมข้อมูล  สาเหตุที่ต้องมีพจนานุกรมข้อมูลมีดังนี้ (ต่อ)  เพื่อทำาเอกสารบอกคุณลักษณะของระบบ  คุณลักษณะของระบบประกอบด้วยลักษณะการทำางานของ ส่วนต่างๆในระบบ เมื่อต้องการทราบขบวนการ แหล่งข้อมูล หรือ แม้แต่เหตุการณ์ที่ทำาให้ขบวนการปฏิบัติการและการ ปฏิบัติบ่อยครั้งเพียงใด การบันทึกคุณลักษณะของระบบ ทำาให้เกิดความเข้าในระบบมากยิ่งขึ้น และผู้เกี่ยวข้องกับ ระบบจะมีข้อมูลพื้นฐานของระบบอยู่ในมือ  เพื่อประเมินและค้นหาสิ่งที่ควรปรับปรุงในระบบ  การใช้พจนานุกรมข้อมูลมาเป็นตัวกำาหนดการเพิ่ม คุณลักษณะใหม่ให้ระบบหรือการปรับปรุงระบบเดิม
4. 4. 4 พจนานุกรมข้อมูล  สาเหตุที่ต้องมีพจนานุกรมข้อมูลมีดังนี้  เพื่อค้นหาข้อบกพร่องและสิ่งที่ขาดหายจากระบบ  นักวิเคราะห์นำาพจนานุกรมมาใช้หาที่ผิดในระบบ เช่น หาความขัดแย้งในเส้นการไหลข้อมูล ขบวนการที่ไม่เคยรับ ข้อมูลเข้าหรือไม่ผลิตข้อมูลออก แหล่งข้อมูลข้อมูลที่ไม่เคย ถูกใช้หรือปรับปรุง แสดงถึงระบบที่ไม่สมบูรณ์ต้องทำาการ แก้ไขระบบ เป็นต้น
5. 5. 5 ส่วนประกอบของ พจนานุกรมข้อมูล  ส่วนประกอบของพจนานุกรมข้อมูล มี 2 ส่วน ใหญ่ ๆ คือ ข้อมูลย่อย (Data Element) เป็นส่วน ประกอบพื้นฐาน ที่ไม่สามารถแบ่งแยกให้เล็กลงไป ได้ บางครั้งเรียกว่าเขตข้อมูล (Field) ข้อมูลย่อย ต้องรวมเป็นกลุ่มจึงเกิดความหมาย เฉพาะตัวมันเอง ไม่มีความหมายต่อผู้ใช้ระบบ  โครงสร้างข้อมูล (Data Structure) คือ กลุ่มข้อมูลย่อยที่มีความสัมพันธ์กัน และการรวมกัน กำาหนดลักษณะของระบบ เช่น โครงสร้างข้อมูล ของใบกำากับ ประกอบด้วย วันที่ออกใบกำากับ ผู้
6. 6. 6 ภาพแสดงโครงสร้างข้อมูล โครงสร้างข้อมูล ภาพแสดงโครงสร้างข้อมูล ใบกำากับ ข้อมูลย่อย ว/ด/ป ชื่อลูกค้า ที่อยู่ ราคา
7. 7. 7 สิ่งที่ต้องกำำหนดในข้อมูลย่อย  ชื่อข้อมูล (Data Name) ชื่อข้อมูลใช้แยกแยะข้อมูลออกจำกกันและกัน นัก วิเครำะห์ต้องกำำหนดชื่อที่มีควำมหมำยและใช้ชื่อ นั้นตลอดกำรพัฒนำระบบ ดังนั้นกำรกำำหนดชื่อต้อง ใช้ควำมระมัดระวัง เช่น รหัสสินค้ำ ดีกว่ำรหัส  รำยละเอียดข้อมูล (Data Description) รำยละเอียดข้อมูลอธิบำยกำรทำำงำนอย่ำงสั้น ๆ ว่ำ ข้อมูลย่อย แทนสิ่งใดในระบบ เช่น วันที่_ใบกำำกับ แสดงวันที่ออกเอกสำร กำรเขียนคำำอธิบำยควร เขียนบนพื้นฐำนที่ว่ำผู้อ่ำนไม่ทรำบอะไรเลยเกี่ยว กับระบบ
8. 8. 8 สิ่งที่ต้องกำำหนดในข้อมูล ย่อย(ต่อ)  เอเลียน (Aliens) บ่อยครั้งที่ข้อมูลเดียวกันถูกเรียกชื่อต่ำงกัน ขึ้นอยู่ กับผู้ใช้ข้อมูล ชื่อที่เพิ่มขึ้นเป็นชื่อแปลกปลอมจึง เรียกว่ำเอเลี่ยน เช่น ใบกำำกับ (INVOICE) บำงครั้ง เรียกว่ำ ใบเสร็จ (STATEMENT) บิล (BILL) หรือ เอกสำรรำคำ (PRICE DOWMENT)  แต่ข้อมูลที่ผ่ำนกำรประมวลผลและมีชื่อใหม่ ไม่ถือ ชื่อใหม่เป็นเอเลียน หรือ มีกำรผ่ำนขบวนกำรที่มี กำรเพิ่มค่ำ เช่น ใบกำำกับเพิ่มค่ำขนส่ง เป็นต้น พจนำนุกรมข้อมูลที่ดีต้องมีชื่อของเอเลี่ยนทั้งหมด
9. 9. 9 สิ่งที่ต้องกำำหนดในข้อมูล ย่อย(ต่อ)  ขนำด หรือ ควำมยำวข้อมูล (Length) ขนำด คือ กำรกำำหนดขนำดของเนื้อที่ที่ใช้เก็บ ข้อมูล แบบตัวเลข ตัวอักษร หรือ อักขระ ในส่วน ของกำรบันทึกโดยไม่สนใจวิธีบันทึก เช่น ชื่อของ ลูกค้ำมีควำมยำว 30 ตัวอักษร กำรวิเครำะห์ระบบ จำำเป็นต้องทรำบขนำดข้อมูล เพื่อประโยชน์ในกำร พัฒนำระบบ เช่น ชื่อมีควำมยำว 30 ตัวอักษร เมื่อ ออกรำยงำนสำมำรถกำำหนดรูปแบบรำยงำนได้ ใน พจนำนุกรมข้อมูลจะ แสดงขนำดของข้อมูลย่อยทุก ตัว
10. 10. 10 สิ่งที่ต้องกำำหนดในข้อมูล ย่อย(ต่อ)  ค่ำของข้อมูล (Data Value) ค่ำของข้อมูลในบำงครั้งอนุญำติให้กำำหนดไว้ก่อน เช่น ใช้ตัวอักษร 1 ตัว แสดงถึงแผนกต่ำง ๆ ใน องค์กร ส่วนตัวเลขอื่นๆมำเติมในภำยหลัง หำกมี กำรกำำหนดค่ำของข้อมูลในตำรำง ตำรำงดังกล่ำว ต้องแสดงใน พจนำนุกรมข้อมูล หำกข้อมูลถูก กำำหนดค่ำในลักษณะของช่วงข้อมูลหรือมีกำร จำำกัดค่ำ (Limit Value) เช่น เลขประจำำตัว พนักงำนมีเลข 6 ตัว ข้อกำำหนดดังกล่ำวต้องระบุใน พจนำนุกรมข้อมูล เพื่อประโยชน์ในกำรออกแบบ ระบบและควบคุมภำยหลัง
11. 11. 11 สิ่งต้องกำำหนดใน โครงสร้ำงข้อมูล  สิ่งต้องกำำหนดใน โครงสร้ำงข้อมูล โครงสร้ำงข้อมูลที่ถูกสร้ำงขึ้นโดยกำรนำำข้อมูล ย่อยหลำย ๆ ตัว ที่มีควำมสัมพันธ์มำรวมเข้ำด้วยกัน หรือเป็นกำรรวมระหว่ำงโครงสร้ำง กำรรวมกัน ทำำให้เกิดควำมสัมพันธ์ 4 แบบ คือ  แบบเรียงลำำดับ (Sequence Relationship)  แบบทำงเลือก (Selection Relationship)  แบบวนซำ้ำ (Iteration Relationship)  แบบออพชันอล (Optional Relationship)
12. 12. 12 ควำมสัมพันธ์แบบลำำดับ (Sequence Relationship)  โครงสร้ำงข้อมูลที่มีควำมสัมพันธ์แบบเรียงลำำดับ ประกอบด้วยส่วนอันเป็นข้อมูลย่อยหลำย ๆ ตัว โดย ไม่มีกำรยกเว้นในโครงสร้ำงมูล  ควำมสัมพันธ์แบบเรียงลำำดับอำจรวมโครงสร้ำง ข้อมูลอื่นซ้อนอยู่ด้วย เช่น โครงสร้ำงข้อมูลของ นักศึกษำ มี รหัส ชื่อ ที่อยู่แต่ชื่อนักศึกษำก็เป็น โครงสร้ำงข้อมูลอีกชั้นหนึ่งเช่นกัน
13. 13. 13 ความสัมพันธ์แบบทางเลือก (Selection Relationship)  ในบางครั้งโครงสร้างข้อมูลอาจมีทางเลือก โดยมี การเลือกข้อมูลใดข้อมูลหนึ่ง ดังนั้นต้องมีทางเลือก อย่างน้อย 2 ทาง เช่น ในการลงทะเบียนบาง มหาวิทยาลัยอนุญาติให้ใช้รหัสนักศึกษา หรือ หมายเลขบัตรประชาชน โครงสร้างข้อมูลจึงมี ลักษณะดังนี้ ข้อมูลนักศึกษา ชื่อ ที่อยู่ ใช้สิ่งต่อไปนี้อย่างใดอย่างหนึ่ง รหัสนักศึกษา
14. 14. 14 ความสัมพันธ์แบบทางเลือก (Selection Relationship)  ตัวอย่าง ทางเลือกด้านโครงสร้างข้อมูล ชื่อบิดา มารดา ชื่อผู้อุปการะ ที่อยู่ถาวร ที่อยู่ชั่วคราว  ตัวอย่าง ทางเลือกด้านค่าของข้อมูล ที่พัก : ในมหาวิทยาลัย หรือ นอก มหาวิทยาลัย Class : freshman, sophomore, junior, senior Status : graduate, undergraduate สถานะ : ปริญญาตรี หรือ
15. 15. 15 ความสัมพันธ์แบบวนซำ้า (Iteration Relationship)  ความสัมพันธ์แบบวนซำ้า (Iteration Relationship) หมายถึงการมีกลุ่มของข้อมูลย่อยรวมกันเป็น โครงสร้าง โครงสร้างข้อมูลดังกล่าวสามารถเกิดซำ้า ๆ กันได้ตามที่นักวิเคราะห์กำาหนด (อาจเป็นศูนย์ หรือมากกว่า)  การกำาหนดควรมีค่าตำ่าสุดและสูงสุด เช่น การลง ทะเบียนนักศึกษาสามารถลงได้ 1 ถึง 6 วิชา ส่วน จะเป็นวิชาอะไรและจำานวนเท่าไรนั้น ขึ้นอยู่กับ นักศึกษา รูปร่างของโครงสร้างข้อมูลมีลักษณะดังนี้
16. 16. 16 ความสัมพันธ์แบบออพชันนอล (Optional Relationship)  ข้อมูลย่อยบางตัวอาจเป็น ออพชันนอล คือมี หรือไม่มีในโครงสร้างข้อมูลก็ได้ เช่น การ เก็บค่าธรรมเนียม ที่มีทั้งค่าธรรมเนียมลง ทะเบียนช้า ค่าธรรมเนียมใช้ห้องปฏิบัติการ ค่าธรรมเนียมรักษาพยาบาล ค่าธรรมเนียม เหล่านี้ในโครงสร้างอาจเป็นค่าธรรมเนียม เฉย ๆ มีอีกหลายกรณีที่ข้อมูลย่อยเป็น ออพ ชันนอล หมายเลขโทรศัพท์ ชื่อกลาง ชื่อผู้ อุปการะ ชื่อสาขาวิชาเอก ชื่อสาขาวิชาโท หรือ ชื่ออาจารย์ที่ปรึกษา
17. 17. 17 เครื่องหมายที่ใช้ใน พจนานุกรมข้อมูล  เพื่อลดจำานวนคำาบรรยายที่มีระหว่างข้อมูลย่อย และแสดงความสัมพันธ์ของโครงสร้างให้เห็นเด่น ชัด นักวิเคราะห์จึงใช้สัญลักษณ์ต่อไปนี้ใน พจนานุกรมข้อมูล สัญลักษณ์ ความหมาย = ประกอบด้วย หรือ เท่ากับ + และ { } มีการซำ้าของ ส่วนย่อยข้อมูล [ | ] เลือกส่วนย่อยของข้อมูลตัว
18. 18. 18 เครื่องหมายที่ใช้ใน พจนานุกรมข้อมูล  ตัวอย่าง ใบเสร็จ = ยอดจ่าย *อาจเรียกว่าบิล* ใบสั่งซื้อ = [ เลขที่สั่งชื้อ | เลขที่อนุมัติซื้อ] +วันที่ สั่งซื้อ รายการ = หมายเลขรายการ + รายละเอียด รายการ+ราคาแต่ละ รายการ ยอดรวม = {ราคาแต่ละรายการ}+ค่าขนส่ง (+ภาษี ซื้อ)
19. 19. 19 เครื่องหมายที่ใช้ใน พจนานุกรมข้อมูล  พจนานุกรมข้อมูล เชื่อมข้อมูลย่อยแต่ละตัว ด้วยเครื่องหมาย + ขณะที่ตัวอย่างที่ 1 แสดง เอเลียน ตัวอย่างที่ 2 แสดงทางเลือก ตัวอย่างที่ 3 เป็นแบบเรียงลำาดับและตัวอย่าง ที่ 4 แสดงการซำ้าของส่วนย่อยของข้อมูล ขณะเดียวกันมีออพชันนอลภาษีมูลค่าเพิ่ม
20. 20. 20 เครื่องหมายที่ใช้ใน พจนานุกรมข้อมูล  เรคอร์ดนักศึกษามีรายละเอียดใน พจนานุกรมข้อมูลดังนี้ ข้อมูลนักศึกษา = ชื่อ + ถนน + เมือง + จังหวัด + รหัสไปรษณีย์+ หมายเลข โทรศัพท์ + [รหัสนักศึกษา | หมายเลข บัตรประชาชน]+ {รหัสวิชา + ชื่อวิชา + หน่วยกิต + ตอนที่ + เวลา +วัน ที่ + ผู้สอน} + เทอม + ปี + อาจารย์ที่ปรึกษา
21. 21. 21 การเขียนพจนานุกรมข้อมูล จากผังการไหลข้อมูล  Data Structure  Employee Employee Timefile Master Timefile Employee Record Record 5. Produce Employee Paycheck Employee Employee Paycheck
22. 22. 22 การเขียนพจนานุกรมข้อมูล จากผังการไหลข้อมูล  Employee = Employee Number + Record Personal Information + Wage Information + Current Pay Information + Year-To-Date Information Timefile = Employee Number + Employee Name + Hours Worked Employee = Employee Number + Employee Name + Paycheck Address + Current Pay Amounts + Year-To-Date Figures
23. 23. 23 การเขียนพจนานุกรมข้อมูล จากผังการไหลข้อมูล   Wage Information = Rate of Pay + Number of Dependents Current Pay Amount = Gross Pay + Federal Withholding + State Withholding + Social Security Withholding + Net Pay 5.3 Compute Current Pay check Hours Work Current Pay Amoun tWage Informati on